Hoe bereid u uw bedrijf voor op het griepseizoen?

Vrijdagmiddag meldt de eerste medewerker zich ziek. Zaterdagochtend volgt de tweede. Juist op die drukke zaterdag. Wie neemt de werkzaamheden over? Waar haalt u zo snel vervanging vandaan? 

In 2025 is griep, verkoudheid of een andere virusinfectie de oorzaak van 54,8% van alle ziekteverzuim. Daarmee zijn virusinfecties veruit de grootste verzuimoorzaak. Zo’n griepepidemie laat zich niet plannen. De vraag is daarom niet of er iemand ziek wordt, maar of uw bedrijf daarop is ingericht. Als meerdere collega’s tegelijk uitvallen, wilt u niet pas op dat moment bedenken hoe u de bezetting rond krijgt.

Wat doet u als meerdere medewerkers tegelijk uitvallen?

Een ziekmelding vangt u vaak nog wel op. Maar wat doet u als er meerdere medewerkers thuiszitten? Met een goede voorbereiding kunt u dat meestal wel opvangen. Bedenk nu al welke werkzaamheden altijd moeten doorgaan. Welke taken kunnen tijdelijk wachten? En wie kan inspringen als dat nodig is? Een duidelijk plan voorkomt veel stress op het moment dat de druk het hoogst is.

Kan iedereen elkaars werk overnemen?

Vaak heeft iedere medewerker zijn eigen vaste taken. Dat werkt prettig, totdat iemand afwezig is. Zorg daarom dat collega’s elkaars werkzaamheden kunnen overnemen. Laat medewerkers af en toe met elkaar meelopen of wissel taken tijdens rustigere momenten. Zo blijft de winkel draaien, ook als een vaste kracht er tijdelijk niet is.

Wie valt in als dat nodig is?

Een oproepkracht, oud-medewerker of parttimer die graag extra uren maakt, kan op drukke momenten het verschil maken. Wacht daarom niet tot de telefoon gaat met een ziekmelding. Houd contact met mensen die kunnen invallen en bespreek vooraf of zij beschikbaar zijn. Zo hoeft u op een drukke dag niet plotseling op zoek naar vervanging.

Is de werkdruk bespreekbaar?

Als een collega ziek is, nemen anderen het werk vaak over. Dat hoort erbij. Maar als de werkdruk langere tijd hoog blijft, raakt ook de rest van het team sneller overbelast. Vraag daarom regelmatig hoe het gaat. Is het werk nog goed vol te houden? Zijn er knelpunten? Wacht niet tot iemand aan de bel trekt, maar ga het gesprek op tijd aan. Zo houdt u de werkdruk beheersbaar en verkleint u de kans dat ook andere collega’s uitvallen.

Weet iedereen wat de afspraken zijn bij ziekte?

Zorg ervoor dat iedereen weet wat de afspraken zijn. Wie belt u? Voor welk tijdstip? En hoe houdt u tijdens het verzuim contact met elkaar? Leg deze afspraken vast in een verzuimprotocol. Zo weet iedere medewerker wat er van hem of haar wordt verwacht en voorkomt u onduidelijkheid. 

Wat als de ziekmelding langer duurt?

Bij ziekte krijgt u als werkgever te maken met loondoorbetaling, verzuimbegeleiding, re-integratie en de bijbehorende administratie. Dat kost tijd, terwijl uw aandacht juist naar uw winkel en uw klanten gaat. Met het SuperGarant ZorgPortaal regelt u het verzuimproces op één plek. U doet eenvoudig een ziek- of herstelmelding, volgt de voortgang online en krijgt ondersteuning van een vaste casemanager die de regie houdt over het traject. Zo hebt u minder administratie, voldoet u aan de wettelijke verplichtingen en houdt u meer tijd over om te ondernemen.

Kunt u alle vragen met ‘ja’ beantwoorden?

Een drukke periode is niet het moment om nog na te denken over de organisatie. Controleer daarom of u deze vragen met ‘ja’ kunt beantwoorden:

• Hebt u een plan als meerdere medewerkers tegelijk uitvallen?
• Zijn werkzaamheden onderling overdraagbaar?
• Weet iedereen wie welke taken kan overnemen?
• Zijn oproepkrachten of oud-medewerkers beschikbaar?
• Is de werkdruk bespreekbaar voordat ook anderen uitvallen?

Kunt u alle vragen met ‘ja’ beantwoorden? Dan bent u een stuk beter voorbereid wanneer het ziekteverzuim tijdelijk toeneemt.